Tentu kita selalu berusaha untuk tepat waktu agar tidak terlambat dalam hal apapun. Tanpa manajemen tepat waktu bisa mebuat kita kurang produktif. Bagaimana dengan kamu? Apakah kamu selalu menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan waktu yang kamu tentukan? Apakah kamu tepat waktu dalam menyerahkan laporan kerja? Apakah kamu mampu mencapai apa yang ingin kamu lakukan sebelum tenggat waktu? Apakah kamu seorang manajer waktu yang baik?

Jika jawaban kamu masih belum yakin untuk mengatakan “iya”, sangat mungkin akan pernah gagal tepat waktu dalam melakukan salah satu dari pekerjaan seperti di atas tadi. Berikut ini adalah 15 tips manajemen tepat yang mungkin bisa membantu kamu dalam mengelola waktu lebih baik:

Tips Manajemen Tepat Waktu

1. Buat Rencana Harian

Buat rencana harian kamu sebelum mulai beraktivitas.  Lakukan di pagi hari atau bahkan jika bisa di malam hari sebelum tidur lebih baik. Rencana harian memberi kamu suatu gambaran yang baik mengenai bagaimana produktivitas harian kamu nantinya. Dengan begitu, kamu tidak perlu terburu-buru dan kawatir akan keterlambatan. Tugas kamu hari ini adalah tetap berpegang pada rencana harian yang telah kamu buat.

2. Tentukan Batas Waktu untuk Setiap Tugas

Tafsirlah batas waktu dalam menempuh perjalanan dan tentukanlah seberapa lama kamu harus harus menyelesaikan tugas. Contohnya, berangkat ke kantor jam 7 pagi, sampai di kantor harus sebelum jam 9 pagi, tugas harian rampung sebelum jam 4 sore, dan laporan tugas harian harus sudah siserahkan jam 5 sore. Cara ini berguna untuk membantu pekerjaan kamu terhindar dari ketidak disiplinan dan berusaha mengejar tenggat waktu yang telah kamu tentukan.

3. Gunakan Kalender

Memiliki kalender adalah langkah yang paling awal sebelum mengelola aktivitas harian yang jadwalnya jauh sebelum harinya. Dimana sekarang sudah bisa menggunakan kalender di software komputer atau juga gadget. Jika kamu menggunakan Outlook atau Lotus Notes, kamu bisa memanfaatkan fitur kalendernya yang bisa terintegrasi ke akun email kamu.

Selain itu, Google Calendar juga sangat bagus. Bahkan lebih baik karena bisa disinkronkan ke ponsel pintar atau perangkat hardware lain. Dengan cara itu, kamu dapat menerima notifikasi dan juga bisa mengakses kalender kamu di mana pun kamu berada. Atau kamu juga tahu beberapa aplikasi atau sofware kalender yang cocok untuk pekerjaan kamu.

4. Gunakan Organizer

Organiser bisa membantu kamu untuk dalam manajemen tepat waktu harian. Ini adalah alat buat kamu khusus mengatur informasi, daftar yang harus dilakukan, proyek, dan berbagai macam aktivitas lainnya.

5. Ketahui Deadline Tugas Kamu

Kapan kamu perlu menyelesaikan tugas-tugas kamu? Tandai deadline-nya dengan jelas di kalender dan agenda kamu sehingga kamu tahu kapan harus menyelesaikannya.

6. Belajar Berkata “Tidak”

Jangan melebihi pekerjaan diluar tugas yang mampu kamu tangani. Untuk godaan atau selingan yang tiba-tiba muncul ketika kamu harus melakukan hal-hal lain yang lebih penting, berusahalah untuk mengatakan “tidak”. Atau lakukanlah itu di lain waktu, karena sifatnya bukan prioritas.

7. Targetkan Agar Tiba atau Selesai Lebih Awal

Jika sebelumnya kamu selalu menginginkan agar untuk tepat waktu dalam menghadiri suatu acara atau menyelesaikan suatu tugas, hasilnya pasti pernah terlambat, atau bahkan sering terlambat. Namun jika kamu menargetkan untuk datang lebih awal sebelum tenggat waktu, kemungkinan besar kamu akan tepat waktu.

Untuk janji, berusaha untuk menepatinya lebih awal. Untuk deadline laporan tugas, kirimkan lebih awal dari tenggat waktu yang ditentukan. Tips manajemen yang satu ini sangat penting, khususnya untuk karyawan atau professional yang berhubungan dengan perjalanan bisnis atau tugas. Contohnya, representasi bisnis, sales lapangan, teknisi lapangan, dan sejenisnya. Yang mana menyusun dan mengirim laporan merupakan salah satu tugas yang penting. Sering manajer menginginkan laporan tepat ketika jam kerja kamu di lapangan sudah selesai.  Oleh karena itu, agar pekerjaan lapangan kamu tidak terganggu oleh laporan, kamu bisa menggunakan aplikasi untuk membantu mengelola laporan kerja seperti Shoeboxed.

8. Menempatkan Jam di Tempat yang Bisa Dijangkau Penglihatan

Terkadang kita asyik dengan suatu pekerjaan yang bisa membuat kita lupa waktu. Dengan menempatkan jam tepat dinding bagian depan kamu akan membuat kamu selalu tau waktu.

9. Atur App Pengingat 15 Menit Sebelum Pekerjaan di Mulai

Biasanya aplikasi kalender memiliki fungsi pengingat yang akan mengeluarkan ringtone sesuai dengan settingan kamu. Tapi semua itu bisa terlupakan kalau setingan kalender tidak mengaktifkan fitur pengingatnya. Jadi, jika 15 menit suatu pekerjaan yang dijadwalkan di kalender diberi setingan pengingat, kamu masih memiliki waktu 15 menit untuk mempersiapkan diri.11.

10. Fokus

Apakah kamu melakukan tugas terlalu banyak yang membuat hasilnya tidak seperti yang diharapkan? Jika demikian, fokuslah pada suatu tugas yang sedang kamu kerjakan. Terkadang multitasking bisa membuat kinerja buruk karena gagal fokus.

Tutup semua aplikasi yang tidak perlu kamu gunakan pada saat sedang bekerja. Tutup tab di browser kamu yang bisa mengalihkan perhatian. Fokus hanya pada tugas yang sedang dikerjakan. Dengan demikian,pekerjaan kamu akan lebih efisien.

11. Jangan Memusingkan Hal-Hal Detail yang Tidak Penting

Jika kamu terlalu memusingkan untuk mengotak-katik hal-hal yang detail agar terlihat sempurna, kamu tidak akan pernah menyelesaikan suatu pekerjaan tepat waktu. Hal tersebut tentu tidak efektif dalam bekerja.

Dengan berusaha agar menjadi sempurna malahan bisa membuahkan kinerja yang kurang baik, perfeksionisme membunuh produktivitas kamu dan ketahuilah cara bagaimana menyingkirkan pola pikir yang perfeksionisme.

12. Prioritaskan

Jika pada suatu waktu kamu tidak mungkin untuk menyelesaikan semua tugas yang tiba-tiba menumpuk, mulailah mempelajari untuk memprioritaskan tugas yang penting untuk dikerjakan terlebih dahulu. Sisanya bisa kamu kerjakan di lain waktu. Terapkanlah prinsip 80/20, yang merupakan kunci dalam penentuan prioritas. Kamu bisa menerapkan teknik ini untuk menentukan tugas-tugas mana saja yang merupakan prioritas.

13. Delegasikan

Jika ada hal-hal yang bisa lebih baik dikerjakan oleh orang lain, atau hal-hal yang tidak prioritas, kamu bisa pertimbangkan untuk mendelegasikan. Cara ini bisa mengurangi beban kamu dan lebih fokus pada tugas-tugas yang lebih penting.

Ketika kamu mendelegasikan sebagian pekerjaan kamu, kamu menambah waktu untuk mempekerjakan sesuatu lebih maksimal.

14. Kategorikan Tugas yang Sejenis

Untuk beberapa pekerjaan yang memiliki kaitan atau sejenis, kategorikan dan rangkum semuanya dalam suatu daftar tugas. Misalnya, saya mengkategorikan beberapa pekerjaan saya menjadi satu kelompok tugas yang saling berkaitan;

  • menulis,
  • mengajar,
  • pengembangan bisnis, dan
  • administratif.

Saya mengumpulkan semua tugas yang berkaitan yang bersinergi. Contohnya, jika saya perlu waktu untuk menelepon, saya mengalokasikan waktu untuk melakukan beberapa panggilan yang perlu dalam slot waktu tersebut. Cara ini benar-benar bisa membuat proses kerja menjadi lebih sederhana.

15. Singkirkan Hal-Hal yang Menyita Waktu

Apa yang bisa membuat waktu kamu tersita dari jam kerja kamu. Facebook? Twitter? Email? Statistik Pengunjung? Berhentilah untuk memeriksa hal-hal tersebut jika bukan saat yang tepat.

Satu hal yang bisa kamu lakukan adalah dengan membuat kamu sulit untuk mengaksesnya. Contohnya, hapus bookmark browser yang tidak ada kaitannya dengan pekerjaan kamu. Atau jika memang itu perlu, kamu bisa menyimpannya di folder bookmark yang sulit diakses. Ganti bookmark browser kamu dengan situs penting yang terkait dengan pekerjaan kamu.

Itulah tadi ke-15 tips manajemen tepat waktu untuk membantu kamu menjadi lebih produktif. Jika kamu juga punya saran atau pengalaman dalam hal manajemen tepat waktu, jangan sungkan-sungkan untuk berkomentar di bawah.