Cara Menghindari Kecurangan Laporan Pengeluaran Karyawan

Tombol berbagi:

Tidak jarang terjadi kecurangan slip laporan pengeluaran karyawan pada saat sedang bertugas. Setiap karyawan berhak mengklaim biaya pengeluarannya pada saat perjalanan tugas ke luar daerah, biaya bensin, biaya penerbangan, uang makan, dll. Bisa saja seorang karyawan dengan mudah memalsukan laporan struk, kwitansi, tanda terima, ataupun surat tertentu. Tapi bagaimana jika banyak karyawan bertindak curang dalam melaporkan struk pengeluaran mereka? Tentu perusahaannya tidak efisien dalam mengatur pengeluaran karyawan.

Baik itu perusahaan swasta atau instansi pemerintahan, sering terjadi kasus penyalahgunaan biaya pengeluaran. Namun pada umumnya semua itu adalah jenis tindak kecurangan yang tidak jauh berbeda. Sering karyawan mencari titik-titik lemah agar mereka dapat mengeksploitasi kebijakan pengeluaran pada perusahaan dimana mereka bekerja. Pada umumnya mereka melakukan kecurangan laporan pengeluaran adalah untuk keuntungan pribadi mereka. Dan hal tersebut merupakan masalah besar dan fatal.

Bagaimana Urusan Karyawan Menghabiskan Puluhan Juta Rupiah

Contoh kasus di bawah diambil dari cerita Bob Shoyhet, yang adalah seorang Chief Financial Officer senior dan telah berpengalaman 25 tahun membantu berbagai perusahaan untuk berjuang bebas dari ambang kebangkrutan.

“Kasus paling mencolok yang saya ungkap melibatkan seorang tenaga penjualan yang selama berbulan-bulan dengan biaya sekali makan malam dan makan sian sekitar sekitar $250 – $400,” kata Bob. “Karyawan tersebut mengklaim bahwa dia sedang menghibur beberapa prospek pada satu waktu saat makan malam. Tetapi selama audit, saya secara acak mencocokkan kalendernya dengan tanggal-tanggal makan pada laporan pengeluarannya – dan menemukan kalendarnya kosong. Bagaimana bisa seorang perwakilan perusahaan tidak menggunakan kalender untuk mengatur jadwal kerjanya? ”

Dengan menelepon restoran yang nomornya tertera pada tanda terima penjualan, dengan segera Bob menemukan bahwa pengeluaran tersebut tidak ada hubungannya sama sekali dengan kegiatan menghibur beberapa tamu. Ternyata semuanya adalah tanda terima makanan mewah yang disajikan pada meja romantis untuk dua orang. Dan merupakan bukti hubungan cinta terlarang!

“Kami memintanya untuk membayar kembali semua dana yang sudah diberikan, atau kami akan memaksa menekan biaya kriminal”

“Saya segera memberi tahu HR, dan menyelidiki biaya makan selama dua belas bulan terakhir” kata Bob. “Jumlah total penyalahgunaan mencapai ribuan dolar. Tidak ada tindakan untuk bersikap lunak kepadanya, karena bagaimana kami menghadapi situasi ini akan menjadi contoh bagi karyawan lain. Kami mengatakan kepadanya untuk membayar kembali semua dana, atau kami akan terpaksa menuntut atas penipuan, dan menekankan biaya kriminal. ”

Terkadang, tidak ada cara lain untuk menjelaskan selain membuat contoh atas kesalahan seseorang yang pernah terjadi. Tetapi intinya, anda harus mengambil langkah yang paling mungkin dalam memilih cara menghindari kecurangan laporan pengeluaran karyawan sejak dini.

“Anda harus memastikan bahwa para manajer tidak hanya memberikan stempel ‘Disetujui’ pada laporan pengeluaran apa pun yang dilaporkan” saran Bob. “Buat panggilan acak untuk menanyakan untuk apa pengeluaran tersebut – bahkan jika kelihatannya truk asli! Ketika karyawan tahu kalau mereka nanti akan ditanya atau dipertanyakan, kemungkinan besar mereka akan jujur. ”

Tidak Semua Penyalahgunaan Laporan Pengeluaran Karyawan Berbahaya

Terkadang pemalsuan laporan pengeluaran terpaksa dilakukan oleh karyawan karena alasan yang memang masuk akal. Tetapi semua bentuk kecurangan laporan pengeluaran tetap membutuhkan tindakan tegas.

Untuk menjadi pemimpin yang baik, dalam hal ini pada sebuah perusahaan, tentu dalam menghadapi ulah-ulah karyawan yang tidak sesuai aturan bisa dijadikan pengalaman untuk belajar tegas. Peran para pemimpin perusahaan adalah untuk membantu bisnis mendapatkan hasil yang lebih baik melalui rasa peduli dan juga talent manajemen. Mungkin sudah bertahun-tahun pengalaman anda dalam memimpin, dan telah menyaksikan berbagai kisa penyalahgunaan biaya pengeluaran karyawan. Nah, anda pasti tahu bahwa tidak semua penyalahgunaan biaya berbahaya bagi keuangan perusahaan anda.

Untuk mengilustrasikan contoh kasus kecurangan laporan pengeluaran karyawan, adalah seorang karyawan yang sangat kawatir untuk pengeluaran makan malam bersama tim. Yang mana dia memutuskan untuk memasukkan beberapa nama karyawan lain ke dalam laporan pengeluaran makan malamnya. Tentu nasib sial baginya, karna karyawan yang lain tersebut sudah menyerahkan laporan pengeluaran mereka sendiri dengan menu makanan yang sama. Oleh karena itu, prasangka penyalahgunaan seperti ini dengan cepat diberitahukan oleh staf akuntansi untuk tidak mengikutsertakan rembesan nama lain yang ada pada laporan pengeluaran si karyawan tersebut.

Dalam contoh kasus penyalahgunaan laporan pengeluaran karyawan tersebut sebagai pemimpin pasti tahu bahwa karyawan tersebut tidak menulis pengeluaran lebih tinggi, karena pada waktu itu semua menu sama. Sebaliknya, dia berusaha menutupinya dengan menambahkan beberapa nama karyawan lain. Dengan demikian, meskipun karyawan yang tersebut diberhentikan – pemimpin perusahaan tidak perlu ragu untuk mengirim pesan ke seluruh tim yang tercantum namanya pada laporan tersebut bahwa tindakan penyalahgunaan seperti itu tidak dapat diterima. Dan untuk karyawan yang berbuat, seharusnya diberi waktu untuk mencari pekerjaan baru sebelum pemberhentian diberlakukan. Karena tindak penyalahgunaan laporan tersebut tidak membahayakan perusahaan.

Untuk membantu mengidentifikasi dan mencegah penyalahgunaan anggaran pengeluaran perusahaan, pemimpin dapat melatih staf akuntansi untuk memeriksa nama-nama yang tertera pada tanda terima makanan.

Tiga Cara Mudah untuk Mencegah Penyalahgunaan Pengeluaran Karyawan

Ada banyak cara untuk menindak lanjuti penyalahgunaan pengeluaran karyawan yang terlanjur dilakukan. Namun, pencegahan selalu lebih baik daripada mengobati. Berikut adalah tiga hal yang bisa anda lakukan untuk mengurangi kecurangan laporan pengeluaran karyawan.

Buat Kebijakan Arus Pengeluaran Dana yang Jelas

Semakin anda membiarkan kebijakan pengeluaran karyawan butuh interpretasi untuk dimengerti, semakin mudah karyawan menyalahgunakannya. Dengan memastikan kebijakan pengeluaran yang jelas, spesifik, dan mudah dimengerti, anda mencegah penyalahgunaan pengeluaran karyawan dengan dua cara unik.

Pertama, dengan kebijakan pengeluaran yang jelas dan terarah, akan meminimalkan praktek penyalahgunaan anggaran yang tidak disengaja. Karena karyawan anda memahami kebijakan yang berlaku. Tidak semua penyalahgunaan anggaran pengeluaran karyawan dilakukan dengan tujuan untuk menipu perusahaan untuk mengambil keuntungan pribadi. Kadang-kadang, ada karyawan yang mengklaim pengeluarannya yang dia yakini diizinkan, padahal tidak.

Kedua, hal ini sangat membantu karena semakin jelas kebijakan yang anda buat. Sehingga semakin mudah pula emakin mudah untuk “mem-polisi” ituuntuk dimengerti. Anda dapat lebih mudah menyatakan apakah klaim biaya itu valid atau tidak. Oleh karena itu, seorang karyawan yang ingin mencoba menemukan celah, akan lebih sulit mengeksploitasinya.

Ganti Pengeluaran Karyawan Anda Dengan Segera

Untuk mendukung agar anda bisa mengganti pengeluaran karyawan dengan cepat, anda bisa memakai paket aplikasi dan software receipt scanning & receipt tracking. Kemudian, untuk memproses reimbursement dengan segera, bisa fasilitasi staf akuntansi anda dengan software akuntansi yang dirancang khusus untuk perusahaan, terutama yang dilengkapi dengan fitur payroll yang memadai.

Mengapa harus dengan segera membayar ganti pengeluaran karyawan? Karena jika sebagai pemimpin perusahaan telat melaksanakannya maka sangat mungkin karyawan akan berjuang untuk membayar tagihan dan keperluan pribadi selain urusan pekerjaan. Hal ini menyebabkan kurangnya keinginan mereka untuk lebih giat lagi dalam membangun bisnis anda. Otomatis loyalitas karyawan akan menurun.  Dan tidak menutup kemungkinan juga mereka akan memanfaatkan celah atau titik lemah untuk mengambil keuntungan pribadi.

Pembayaran reimbursement karyawan dengan secepat mungkin menghilangkan “rasa tidak enak” pada karyawan karena harus membayar peralatan keperluan perusahaan atau bepergian tugas dinas mereka dari kantong sendiri. Dan dengan cara ini mereka tahu bahwa mereka dapat mengandalkan atm mereka karena sudah direumbers lunas di weekend.

Dan apabila ada hubungan yang baik dan saling percaya seperti ini, karyawan lebih cenderung menghargai bisnis kamu dan lebih kecil kemungkin untuk mengakal-akali demi keuntungan pribadi.

Minta Tanda Tangan

Logikanya, dengan meminta karyawan untuk menandatangani klaim pengeluaran mereka dapat membantu mengurangi penipuan dan penyalahgunaan. Contohnya, mencegah klaim diserahkan oleh sesorang namun atas nama orang lain atau sebaliknya. Tetapi juga ketika karyawan diminta untuk membuat pernyataan yang ditandatangani dan menyetujui bahwa biaya pengeluaran yang telah dicairkan sesuai dengan yang mereka gunakan pada saat keperluan kerja, mereka akan berpikir dua kali sebelum mengajukan klaim pengeluaran yang digunakan untuk keperluan pribadi.

Jika perusahaan kamu memproses klaim pengeluaran karyawan menggunakan file kertas, pastikan formulir pengeluaran tersebut harus ada kolom khusus tanda tangan dari sesiapa saja yang berkaitan. Tapi sekaran sudah ada alternatif yang lebih efisien dan akurat dengan menemukan aplikasi manajemen pengeluaran online yang akan memungkinkan karyawan kamu mengambil foto tanda terima pengeluaran, menandatanganinya dan menyerahkan laporan tersebut melalui ponsel mereka. Aplikasi manajemen pengeluaran sangat bagus diterapkan jika ada karyawan yang bepergian untuk keperluan perusahaan.

2 comments on “Cara Menghindari Kecurangan Laporan Pengeluaran Karyawan

  1. Pingback: 5 Tips Perjalanan Bisnis Agar Lebih Hemat, Sehat, dan Produktif

  2. Pingback: Shoeboxed Review – Aplikasi Untuk Mengelola Laporan Pengeluaran

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *